Thông tin hồ sơ khách hàng là thứ vô cùng quan trọng sẽ giúp bạn và mọi nhân viên của bạn dù họ là nhân viên mới, nhân viên cũ, là kỹ thuật viên, lễ tân, quản lý, ở bất cứ cơ sở nào trong chuỗi, kể cả người đã từng gặp khách hàng hay chưa đều có thể hiểu rõ về khách hàng. Đó là điều tiên quyết giúp trải nghiệm của khách hàng được tốt hơn. 

Rất đáng tiếc việc xây dựng thông tin hồ sơ khách hàng đầy đủ không được nhiều SPA quan tâm ngay cả với các SPA đã sử dụng phần mềm. Vậy 1 hồ sơ khách hàng đầy đủ cần những thông tin gì? 
Xin được gửi tới các bạn thông tin hồ sơ KH cần có và đang được hỗ trợ trong SPAGO nhé: 
+ Tên khách hàng 
+ Ảnh khách hàng 
+ Số điện thoại 
+ Ngày sinh 
+ Email 
+ Giới tính 
+ Chi nhánh quản lý (với trường hợp chuỗi) 
+ Địa chỉ 
+ Tích điểm (điểm được tặng khi mua sản phẩm, dịch vụ) 
+ Xếp hạng: đồng, bạc, vàng, kim cương 
+ Nguồn khách hàng 
+ Nhóm khách hàng 
+ Nghề nghiệp 
+ Facebook 
+ Tiền cọc (1 số bạn gọi là mua thẻ liệu trình trả tiền trước) 
+ Người quản lý 
+ Tổng tiền đã mua 
+ Tiền còn nợ 
+ Tổng số lịch hẹn 
+ Số hẹn đã đến làm 
+ Số buổi hẹn hủy không đến 
+ Danh sách chi tiết các buổi làm: thời gian làm, dịch vụ làm, người làm, tổng số tiền, trạng thái, đã thanh toán hay chưa... 
+ Hồ sơ khách hàng: giúp bạn lưu tính cách, sở thích, hoàn cảnh, gia đình, kết quả từng lần khám... 
+ Ảnh hồ sơ khách hàng được chụp trong các buổi làm của khách 
+ Các thẻ liệu trình đã mua: số buổi đã đến/tổng số buổi, tổng tiền, trạng thái thanh toán... 
+ Các sản phẩm đã mua 
+ Các hóa đơn đã thanh toán 
+ Số lần đã đặt cọc tiền 
+ Các nhu cầu của khách hàng theo từng giai đoạn 

Với thông tin khách hàng như này thì bạn sẽ đánh giá phân loại được mức độ VIP, mức độ tiềm năng của khách hàng, hiểu rõ khách hàng. Từ đó bạn có thể đưa ra các chính sách, chăm sóc cá nhân hóa tới từng khách hàng. Ví dụ chiến dịch áp dụng theo nghề nghiệp, tặng quà theo sở thích, tặng quà cho con của khách... 

Một trở ngại SPA thường đưa ra là nhiều thông tin như này thì em xin sao được, nhập thông tin vào mất thời gian lắm anh. 
Mình xin gợi ý rằng: bạn không cần nhập đủ thông tin này, ban đầu khách hàng đến chỉ cần xin thông tin tên và số điện thoại là được rồi, tiếp theo hãy xin thông tin ngày sinh, địa chỉ... bạn cần đâò tạo cho mọi nhân viên kỹ năng giao tiếp và hỏi khai thác thông tin khách hàng. Kể các các bạn kỹ thuật viên là người thường xuyên làm với khách cũng cần có kỹ năng đó, và khi các bạn có thông tin thì cần dành ra vài chục giây lúc rảnh nhập vào phần mềm trên điện thoại. Và theo thời gian bạn sẽ có 1 hồ sơ khách hàng đầy đủ. 

Nhiều bạn e ngại nói với tôi rằng họ không muốn nhân viên dùng phần mềm vì sợ lộ thông tin khách hàng. 
Câu trả lời của tôi là em chẳng dùng phần mềm thì thông tin KH em vẫn mất, cái chính là chất lượng dịch vụ, chính sách CSKH của em ra sao để khách hàng chỉ tới em. Việc nhân viên 1 ngày nào đó ra làm ngoài là điều gần như chắc chắn. Với phần mềm bạn cũng có thể thiết lập được chính sách nhân viên chỉ nhìn thấy thông tin khách hàng mình đã làm/ phụ trách... thậm chí chỉ thấy ảnh và tên. 
=> biết tận dụng thông tin hồ sơ khách hàng, biết cách khai thác nó sẽ là 1 lợi thế cạnh tranh lớn dành cho bạn.